Le mail et l’intégrité (2)
Question répétitive dans mes coachings sur l’efficacité personnelle : la « tyrannie » du mail. On avait commencé là-dessus ici.
Mes observations personnelles et quelques unes de ces conversations de coaching m’ont mené à des conclusions un peu sèches :
Une des meilleures façons de perdre son temps, c’est de perdre de vue ses priorités (≠ urgences) et de prendre sur soi les responsabilités des autres…« utilité » des mails en la matière, par l’exemple :
Les mails arrivent :
- Chouette ! J’existe, on pense à moi,
- Chouette ! Des urgences ! (Une des raisons pour lesquelles nous adorons les ‘crises’, c’est qu’elles nous dispensent de penser… « most people would rather die than think ; some actually do » G.B. Shaw) ;
- Je me rassure « j’ai été obligé de répondre »;
- Je me sens utile, indispensable ; et j’ai rendu service –je suis quelqu’un de bien ;-)
- Je ne perds pas mon temps ;
- J’ai une bonne raison de remettre à plus tard le choses que je dois faire –mais que je ne sais pas comment attaquer…ou qui m’ennuient…ou…
- Donc, quand je veux me précipiter pour répondre aux mails, des questions : pourquoi c’est si pressé ("ben comme ça ça sera fait" est une mauvaise réponse), "qu’est-ce qui se passe si je ne le fais pas tout de suite ?", et "Est-ce à moi de la faire?".
Le mail est une façon de se laisser imposer les urgences des autres (nous utilisons le mail pour imposer nos urgences aux autres ? Hé !)
Personnellement, quand je commence ma journée par le mail, je sais que je n’ai pas envie de bosser.
D’autant plus que du mail au web il n’y a qu’un clic –"tiens, que dit ce blog génial, aujourd’hui ?"…
Donc :
- Première chose de la journée : les grands objectifs et le point sur les étapes (délais) ; le plan de la journée ; attaque sur les deux sujets impératifs (importants ≠ urgents) + planification des tâches ‘flottantes’ (coups de fils) => liste sous les yeux des tâches flottantes;
- Fin de matinée : point sur les actions depuis le matin, ‘corvée mail’ avec une allocation de temps impérative : maximum 20 minutes (lecture et hiérarchisation, réponses impératives immédiates –rares—et priorisation des autres, tri des ‘à ne pas traiter’) ; évaluation du reste à faire sur les ‘tâches flottantes’ et re-programmation;
- Deuxième ‘corvée mail’ en fin de journée, 20 minutes avant de partir…
Au fait, le meilleur bouquin que j’aie jamais lu sur le sujet depuis toujours, c’est Getting things done de David Allen (Viking), qui a généré tout une école de pensée et des logiciels aux USA.
