Mail Etiquette [en] : don’t say thanks ?!?

07.Jun.07

Un post intriguant dans un blog que je lis parfois.

L’idée est simple : en envoyant un mail pour dire "merci" vous polluez la boît aux lettres de votre interlocuteur; et quand on rend un service à quelqu’un, le "merci" est implicite et présupposé…

Beaucoup à dire là-dessus!

  1. Le "merci" est présupposé dans certaines cultures et pas dans d’autres;
  2. Certaines cultures valorisent plus l’expression de la reconnaisance; d’autres moins,
  3. Il peut prendre des formes différentes (un ‘merci’ explicite; une blague; un petit mot; rien…)
  4. Rajouter simplement un mot à l’objet peut parfaitement faire l’affaire!
  5. on n’est de façon générale passubmergé par les signes de reconnaissance…
(à suivre)

Le meilleur coaching que vous aurez jamais sur le service à la clientèle [en]

21.Feb.07

Excellent post dans un excellent blog [Joel Spolsky, via Joining Dots]

Le mail et l’intégrité (2)

14.Feb.07

Question répétitive dans mes coachings sur l’efficacité personnelle : la « tyrannie » du mail. On avait commencé là-dessus ici.

Mes observations personnelles et quelques unes de ces conversations de coaching m’ont mené à des conclusions un peu sèches :

Une des meilleures façons de perdre son temps, c’est de perdre de vue ses priorités (≠ urgences) et de prendre sur soi les responsabilités des autres…« utilité » des mails en la matière, par l’exemple :

Les mails arrivent :

  1. Chouette ! J’existe, on pense à moi,
  2. Chouette ! Des urgences ! (Une des raisons pour lesquelles nous adorons les ‘crises’, c’est qu’elles nous dispensent de penser… « most people would rather die than think ; some actually do » G.B. Shaw) ;
  3. Je me rassure « j’ai été obligé de répondre »;
  4. Je me sens utile, indispensable ; et j’ai rendu service –je suis quelqu’un de bien ;-)
  5. Je ne perds pas mon temps ;
  6. J’ai une bonne raison de remettre à plus tard le choses que je dois faire –mais que je ne sais pas comment attaquer…ou qui m’ennuient…ou…
  7. Donc, quand je veux me précipiter pour répondre aux mails, des questions : pourquoi c’est si pressé ("ben comme ça ça sera fait" est une mauvaise réponse), "qu’est-ce qui se passe si je ne le fais pas tout de suite ?", et "Est-ce à moi de la faire?".

Le mail est une façon de se laisser imposer les urgences des autres (nous utilisons le mail pour imposer nos urgences aux autres ? Hé !)

Personnellement, quand je commence ma journée par le mail, je sais que je n’ai pas envie de bosser.

D’autant plus que du mail au web il n’y a qu’un clic –"tiens, que dit ce blog génial, aujourd’hui ?"…

Donc :

  • Première chose de la journée : les grands objectifs et le point sur les étapes (délais) ; le plan de la journée ; attaque sur les deux sujets impératifs (importants ≠ urgents) + planification des tâches ‘flottantes’ (coups de fils) => liste sous les yeux des tâches flottantes;
  • Fin de matinée : point sur les actions depuis le matin, ‘corvée mail’ avec une allocation de temps impérative : maximum 20 minutes (lecture et hiérarchisation, réponses impératives immédiates –rares—et priorisation des autres, tri des ‘à ne pas traiter’) ; évaluation du reste à faire sur les ‘tâches flottantes’ et re-programmation;
  • Deuxième ‘corvée mail’ en fin de journée, 20 minutes avant de partir…

 

Au fait, le meilleur bouquin  que j’aie jamais lu sur le sujet depuis toujours, c’est Getting things done de David Allen (Viking), qui a généré tout une école de pensée et des logiciels aux USA.

Chiasme

09.Feb.07

Curieuse expérience dans un séminaire que j’animais il y a quelques temps.

Ce séminaire est sur l’efficacité du travail d’équipe. Il se déroule chez un de mes clients aux États Unis, il réunit une équipe réelle de travail qui démarre un projet ambitieux.

À ce moment du séminaire, je propose un exercice que j’ai animé de nombreuses fois, en français et en anglais, dans différents pays (EMEA, AP, Amérique du Nord).

Cet exercice demande que le groupe se sépare en sous groupes (3 dans le cas précis) ; les sous groupes doivent s’organiser indépendamment, pour réussir une tâche commune (reproduire un objectif, avec des contraintes qui les amènent à s’organiser et coopérer) –aucune concurrence n’est impliquée entre les groupes.

Ce qui s’est passé cette fois-ci, c’est que les 3 sous groupes se sont organisé entre eux (détournant les règles d’une certaine façon) pour produire les résultats, sans passer du tout par les phases du jeu, ni interagir entre eux dans chaque sous groupe ; ils en sont arrivés à mettre en œuvre une division du travail et une exécution purement tayloriennes. Sans autre plaisir que –peut-être—détourner les règles.

Le débriefing a été un peu étrange ; j’avais une forte impression d’incompréhension. Alors que le jeu proposait une activité ‘fun’ en sous-groupes, le groupe réagissait comme à l’usine. Peut-être que leur réaction traduisait leur impatience de ‘se mettre au boulot’.

Mais dans mon expérience, les (rares) groupes qui avaient eu ce type de réaction dans le passé avaient soit un juriste en leur sein ;-), soit une forte tendance rebelle, c’est à dire qu’ils faisaient ça en défi par rapport à l’animateur.

Donc la discussion s’instaure autour de « qu’est-ce qui s’est passé ? » ; et tout à coup, des commentaires apparaissent, comme « Dans le dernier séminaire, que j’ai fait, ils insistaient sur ‘réinterpréter les règles’ donc j’ai cherché comment les détourner », « Dans un autre séminaire, ils avaient insisté sur le fait qu’il n’y a avait pas de concurrence, mais à la fin on s’est aperçu qu’il y en avait une (c’est à dire qu’il y avait eu tromperie) »

Et donc nous y (re)voila –remettre le passé dans le passé—construire le futur. Construire des possibilités. Au lieu de venir d’un passé qui nous restreint à ne croire possible que ce que nous avons déjà vécu—venir d’un futur où les choses sont possibles même si nous n’en avons pas l’expérience, même si nous nous ne savons pas si elles sont possibles ?

Pourquoi était-ce si curieux ? Parce qu’à un moment donné, j’ai ressenti que c’était moi qui venait du passé (des groupes qui avaient fait ça en rébellion) et que eux venaient du futur –où ils auraient à ré-inventer et modifier les règles ; et à se méfier des messages à double contrainte en provenance de leur organisation.

[Chiasme : croisement de termes, comme dans « il faut manger pour vivre et non pas vivre pour manger » –peut-être aussi « je croyais être ici et eux là ; en fait j’étais là et eux ici »]

Un “Wikipédia raid” très réussi

17.Nov.06

J’ai fait réaliser à un groupe en formation un "Wikipédia raid" très réussi… un coaching de groupe plein de promesses.

Coacher une rebelle (recadrage et injonction paradoxale)

13.Nov.06

Bref coaching –percutant– d’une vraie rebelle dans un groupe de formation récent :

"Tu es une rebelle et tu y tiens; je dois dire que tu es un apport précieux à cette formation : tu vois des possibilités que les autres ne voient pas, tu pointe des failles de façon aigüe. C’est bien. Merci. Continue à nous aider de cette façon, s’il te plaît.

"Maintenant, va plus loin, va jusqu’au bout de ta démarche; de temps en temps, rebelle-toi contre ta rébellion, qu’elle ne soit pas automatique ni obligatoire –goûte au plaisir d’être quelque fois d’accord, (conforme?), en ligne avec les autres.

"Tu mérites aussi ces moments de tranquillité, des moments où tu te sens –brièvement– faire partie…, où tu n’es plus seule de ton avis."

Tête de la dame! Très touchée, rosissante, grand sourire de contentement… et coopérative ensuite. 

Booster la mémoire ?

11.Nov.06

Curieuse observation faite à l’Université de Lübeck : une stimulation électrique du cerveu pendant le sommeil augment sensiblement la mémoire !

Wikipedia raid !!

05.Nov.06

Une idée simple et géniale trouvée ici [en] : le "Wikipedia raid". C’est expliqué en grand détail sur un exemple réel; le format est facile à décalquer sur n’importe quel autre sujet, et potentiellement très formateur et enrichissant…

En deux mots : invitation est lancée, sur un sujet donné (ici les "future studies"), à un ensemble de gens potentiellement a) pertinents et b) intéressés, de produire en 24 heures un enrichissement sensible de l’encyclopédie participative en ligne wikipedia. Le sujet choisi est ici considéré comme mal couvert par ladite encyclo, au moins de l’avis des intéressés (qui sont des spécialistes…). 

Pourquoi ce lien ici ,dans le domaine du coaching? Parce qu’il me semble bien (sans avoir encore essayé) que ça doit être un superbe support pour du coaching de groupe, dans le domaine du knowledge management, en particulier… (à suivre).

Le côté collaboratif est particulièrement séduisant.

Qui a envie de s’inscrire et sur quel sujet ? 

(Via Anecdote, Via  ‘faut le savoir‘)

Le mail et l’intégrité [UPDATE]

30.Oct.06

Plainte d’un client : « J’ai 900 mails non lus dans ma boîte…Je perds des messages essentiels pour moi et je suis envahi de mails inutiles ? Qu’est-ce que je peux faire ? »

Discussion pied à pied avec mon interlocuteur sur la ligne suivante : c’est une question d’intégrité. Pourquoi l’intégrité ? Parce que…

Le mail est comme le ruisseau du chercheur d’or : un flux de boue et quelques pépites ; comment trouver les pépites ?

  • Moi personnellement : j’ajoute à la boue ou j’ajoute aux pépites ?
  • Ce qui est boue pour l’un est pépite pour l’autre : comment je fais pour que les pépites arrivent à leur destinataire ?


La plupart d’entre nous, nous traitons l’e-mail comme un truc dont il faut se débarrasser ; une fois cliqué sur ‘
send’, j’ai fini…
Qu’est-ce qu’on observe ?

  • Les « re :re :re :re : » qui n’en finissent plus d’enfouir et d’obscurcir le message pertinent, de brouiller le fil…
  • Les ‘répondre à tous’ qui confondent méthodiquement le destinataire et les copies,
  • Les « objets sans objet » du type « idée à explorer » ou « question » ou même « re : es-tu libre à 17h00 » ! ! ! (exemples authentiques, présents dans ma boîte au moment où j’écris).


C’est une attitude irresponsable et infantile : je balance mon truc, et que les autres se dém… (Bien sûr je me plains que les autres me fassent la même chose) ;quand je balance mon truc, je tire des traites sur le temps de mes interlocuteurs, je gâche leur temps, j’épuise leur attention et je consomme allègrement leur énergie…

Comment (faire) gagner du temps :

  • Au lieu de « re :re :re :re : » une reformulation « La réponse est non, voici pourquoi »,
  • Au lieu de ‘répondre à tous’ : un destinataire et les autres en Cc.,
  • Exemples réels dans ma boîte aujourd’hui:
  • « Participer à une étude sur le web » plutôt que « Idée à explorer »-
  • « Demande de brochure sur vos produits » plutôt que « Question »-
  • « oui je suis libre à 17h00—à tout à l’heure ;-) » plutôt que « Re : es-tu libre à 17h00 »-

 
Par où commencer ?

  • Chiffrer :
  • Prenez vos 10 collègues les plus proches, demandez leur combien de temps par jour ils passent sur le mail ; par exemple 2 heures /jour à 10 personnes = 20 heures /jour, donc 400 heures /mois à x fois le taux salarial standard environné, par exemple 40 € /heure soit 16000 € /mois pour les 10 personnes considérées…
  • Proposez un objectif : diviser le gâchis par 2 = économiser 8000 € /mois… c’est 88.000 €/an, c’est une ou deux embauches possibles ? Ça motive !
  • [Update] si -au lieu de 10 collègues- on parle de 1000 personnes… on parle de 88.000.000 € par an (88 millions d’€ !!!)
  • Actions à prendre :
    • Stopper tous les « re:re:re »que vous recevez : changer l’objet en une information pertinente + mettre une ligne en tête du mail : « J’ai refait l’objet de ce mail—nous perdons à l’heure actuelle plusieurs milliers d’€ par mois pour cause de mails inefficaces…(etc.) »
    • Stopper tous les ‘répondre à tous’ que vous recevez : mettre un destinataire (ou 2) et des Cc. + mettre en tête de l’e-mail « J’ai refait la liste de distribution de ce mail—nous perdons à l’heure actuelle plusieurs milliers d’€ par mois pour cause de mails inefficaces…(etc.) »
    • Bloquer tous les mails qui ne vous concernent pas : répondre à l’émetteur dans l’objet « Je ne veux plus recevoir ce type de mail » + mettre en tête de la réponse « ce mail ne me concerne pas, voici pour quoi ; voici à qui il faut l’envoyer » etc.
    • [UPDATE] Rechercher les solutions alternatives : un coup de fil/ conf. call ? Un wiki ? Une réunion ? Qu’est-ce que ça vaut ?

    Appliquez vous même les principes :

    • Un objet clair et lapidaire : je ne devrais même pas avoir à ouvrir le mail, sauf s’il me concerne ;
    • Un (ou deux) destinataires : le responsable de l’action à prendre ;
    • Pas de « re : » : une reformulation/réponse…
    Et quoi d’autre ?

    Contraintes et créatitivté [en]

    16.Oct.06

    Un post stimulant & qui fait songer, dans un blog que je fréquente régulièrement, sur les vertus de la contrainte en matière de créativité… J’adore l’idée du ‘novel in a month’. Mais se lancer ?

    Un boss ‘difficile’

    26.Sep.06

    Un manager, DRH d’une petite boîte, qui me consulte à propos de son patron : brillant, visionnaire, mais perçu comme maladroit et agressif au quotidien ; comportements difficiles à comprendre par ses équipes : quand il est censé écouter en rendez-vous ou en réunion, il joue fréquemment au ‘solitaire’ sur son PC, ou avec son mobile, ou il règle l’inclinaison de toutes les chaises de la salle de réunion ; les gens le considèrent comme mal élevé, n’écoutant pas. Il accepte très bien les critiques que son DRH lui fait fréquemment (en privé) ; mais son comportement ne change pas.

     Il se trouve que je connais le boss en question, par quelques rencontres dans différents contextes (réunions, formation, etc.)

    Quelques questions font apparaître les possibilités suivantes :

    • Probablement un surdoué, très rapide intellectuellement, 
    • Probablement quelqu’un de sensible, coupé de ses émotions (‘clivé’), qui cherche à se protéger du contact humain direct –curieusement, avec ses jeux divers, on dirait qu’il ‘triangule’ pour éviter le contact direct, perçu comme menaçant ;
    • Sûrement un perfectionniste, fort pénétré de ses ‘insuffisances’ (bien qu’il réussisse très bien) –quand son DRH lui fait des remontrances, il est convaincu d’avance ; à vrai dire, il pense probablement bien pire (de) lui-même.
    • Par ailleurs, fortement connecté à la réalité de ce qui est possible ; dans toute situation, il a tendance à penser qu’il sait exactement comment faire pour ‘y arriver’ ; et il ‘y arrive’ très fréquemment. Ce type de personnalité exprime en général (quand ils acceptent de parler) un sentiment de déception face à leurs ‘réussites’, quelque chose comme « ah, ça n’était que ça ? » –leur cérébralité leur permet d’oser des choses que d’autres –sous le coup de l’émotion—n’osent pas ; mais leur absence même d’émotion les empêche de jouir de leur succès—les empêche même d’en percevoir la signification réelle.
    • [possible syndrome d’Asperger –« daltonisme émotionnel »]

    Comment l’aider ?

    • Le rassurer sur ce qu’il fait bien, avec des points de référence et de comparaison ; ce qu’il fait mieux que les autres ;
    • Le valoriser à chaque fois qu’il fait bien au niveau humain : courtoisie, délicatesse, gentillesse ;
    • Lui indiquer les chemins de l’empathie : après lui avoir fait sentir ses insuffisances, lui dire « et là, comme tu te sens en ce moment, c’est la même chose que ressentent les gens quand tu leur remontes les bretelles »…
    • Peut-être un mot avec les subordonnés quand ils expriment leurs critiques sur lui : séparer le bonhomme de ses comportements ; donner une ou deux indications-clés qui recadrent les comportements ‘exotiques’ du boss dans la perspective de ses autres savoir-faire, de ses performances…

    (Satisfaction de mon interlocuteur qui dit « je n’avais pas vu ça comme ça ».

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