Coach Tous Temps

Plainte d’un client : « J’ai 900 mails non lus dans ma boîte…Je perds des messages essentiels pour moi et je suis envahi de mails inutiles ? Qu’est-ce que je peux faire ? »

Discussion pied à pied avec mon interlocuteur sur la ligne suivante : c’est une question d’intégrité. Pourquoi l’intégrité ? Parce que…

Le mail est comme le ruisseau du chercheur d’or : un flux de boue et quelques pépites ; comment trouver les pépites ?

• Moi personnellement : j’ajoute à la boue ou j’ajoute aux pépites ?
• Ce qui est boue pour l’un est pépite pour l’autre : comment je fais pour que les pépites arrivent à leur destinataire ?

La plupart d’entre nous, nous traitons l’e-mail comme un truc dont il faut se débarrasser ; une fois cliqué sur ‘send’, j’ai fini…
Qu’est-ce qu’on observe ?

• Les « re :re :re :re : » qui n’en finissent plus d’enfouir et d’obscurcir le message pertinent, de brouiller le fil…
• Les ‘répondre à tous’ qui confondent méthodiquement le destinataire et les copies,
• Les « objets sans objet » du type « idée à explorer » ou « question » ou même « re : es-tu libre à 17h00 » ! ! ! (exemples authentiques, présents dans ma boîte au moment où j’écris).
  

C’est une attitude irresponsable et infantile : je balance mon truc, et que les autres se dém… (Bien sûr je me plains que les autres me fassent la même chose) ;quand je balance mon truc, je tire des traites sur le temps de mes interlocuteurs, je gâche leur temps, j’épuise leur attention et je consomme allègrement leur énergie…

Comment (faire) gagner du temps :

• Au lieu de « re :re :re :re : » une reformulation « La réponse est non, voici pourquoi »,
• Au lieu de ‘répondre à tous’ : un destinataire et les autres en Cc.,
• Exemples réels dans ma boîte aujourd’hui:
  

• « Participer à une étude sur le web » plutôt que « Idée à explorer »-
• « Demande de brochure sur vos produits » plutôt que « Question »-
• « oui je suis libre à 17h00—à tout à l’heure ;-) » plutôt que « Re : es-tu libre à 17h00 »-

 
Par où commencer ?

• Chiffrer :
  

• Prenez vos 10 collègues les plus proches, demandez leur combien de temps par jour ils passent sur le mail ; par exemple 2 heures /jour à 10 personnes = 20 heures /jour, donc 400 heures /mois à x fois le taux salarial standard environné, par exemple 40 € /heure soit 16000 € /mois pour les 10 personnes considérées…
• Proposez un objectif : diviser le gâchis par 2 = économiser 8000 € /mois… c’est 88.000 €/an, c’est une ou deux embauches possibles ? Ça motive !
  
• [Update] si -au lieu de 10 collègues- on parle de 1000 personnes… on parle de 88.000.000 € par an (88 millions d’€ !!!)
  

Actions à prendre :

• Stopper tous les « re:re:re »que vous recevez : changer l’objet en une information pertinente + mettre une ligne en tête du mail : « J’ai refait l’objet de ce mail—nous perdons à l’heure actuelle plusieurs milliers d’€ par mois pour cause de mails inefficaces…(etc.) »
• Stopper tous les ‘répondre à tous’ que vous recevez : mettre un destinataire (ou 2) et des Cc. + mettre en tête de l’e-mail « J’ai refait la liste de distribution de ce mail—nous perdons à l’heure actuelle plusieurs milliers d’€ par mois pour cause de mails inefficaces…(etc.) »
• Bloquer tous les mails qui ne vous concernent pas : répondre à l’émetteur dans l’objet « Je ne veux plus recevoir ce type de mail » + mettre en tête de la réponse « ce mail ne me concerne pas, voici pour quoi ; voici à qui il faut l’envoyer » etc.
• [UPDATE] Rechercher les solutions alternatives : un coup de fil/ conf. call ? Un wiki ? Une réunion ? Qu’est-ce que ça vaut ?
  

Appliquez vous même les principes :

• Un objet clair et lapidaire : je ne devrais même pas avoir à ouvrir le mail, sauf s’il me concerne ;
• Un (ou deux) destinataires : le responsable de l’action à prendre ;
• Pas de « re : » : une reformulation/réponse…

Et quoi d’autre ?